Система управления предприятием

Когда системы управления нет...

Об отсутствии системы управления работой подразделений на предприятии часто говорит такой факт:

Вы берете человека – одного, другого… Он работает у Вас месяц, два, полгода… А ничего не происходит. К примеру, в продажах: звонков мало, заявок еще меньше, клиентская база тает. Вы приглашаете тренера, даже берете его в штат. (При этом он может "посоветовать" вообще никого не обзванивать, а сразу "ехать в поля".) Но число заказов по-прежнему не растет.

Получается, людей набрали, а результата нет. И не только в продажах…

Нет четко выстроенной системы управления закупкой, складом, продвижением предприятия. А чаще отсутствует понимание ее необходимости...

Возьмите к себе "на работу" наших специалистов

Каждый из нас - более 20 лет - занимается постановкой работы отделов и сопровождением в компаниях разного профиля. Имеет многолетний опыт практического внедрения системы управления предприятием, администрирования бизнес-процессов в отделах активных продаж, закупки (снабжения), продвижения, складском хозяйстве, бухгалтерии, IT и пр.

Можем быть у Вас коммерческим директором, заместителем Руководителя, Вашим замом/помощником, Вашей "правой рукой".

Мы выстроим систему управления предприятием

Мы приходим в конкретное подразделение Вашей компании и берем ситуацию "в свои руки": быстро вникаем и разбираемся с Вашей ситуацией, начинаем решать проблемы, курируем и контролируем внедрение функций и системы материального стимулирования персонала.

Более детально, Программа внедрения и администрирования системы управления Вашим предприятием (либо конкретным подразделением) касается:

Cтруктуры подразделений и распределения функций:

• Анализ структуры заказанных подразделений (при необходимости – разработка либо адаптация их структуры под текущую ситуацию и задачи Компании).
• Уточнение/детализация и предельная конкретизация выполняемых функций. Доведение описания работ до конкретного и проверяемого состояния. (Становится понятно, чем занимается каждый сотрудник и каковы видимые результаты его работы на разных этапах.)
• (При необходимости принять на работу новых сотрудников): Отбор наиболее трудолюбивых и быстро обучаемых соискателей - с использованием специальных упражнений, проверяющих желательные качества "через деятельность".
• Рассадка сотрудников с учетом вновь выполняемых ими функций.
• Разъяснение им функциональных обязанностей в рамках вновь выстроенной структуры, их консультации, ответы на вопросы. Пояснения по новым функциям: что и как делать, если ранее это не выполнялось.
• Выдача заданий по новому кругу обязанностей (для успешного внедрения), постановка сроков, проверка выполнения (1-2 цикла).
• Контроль выполнения сотрудниками функций в рамках должности, к которой они прикреплены, с учетом нового круга обязанностей (т.е. чтобы сотрудники не выполняли по-прежнему своих "старых" обязанностей)..
• Анализ работ заказанного отдела (как в рамках отдела, так и "на стыке" со смежными подразделениями) на предмет:
• неоднородности потока работ, а именно: избыточного числа переключений и отвлечений сотрудников;
• недозагрузки или, наоборот, перегруза отдельными блоками работ;
• совмещения работ, требующих разной квалификации;
• возникновения "очередей" работ, документов, Клиентов и т.д.,
в т.ч. выявление недостатков работы и "узких мест", препятствующих достижению эталонов.
• Выработка решений по оптимизации работы персонала с точки зрения сокращения/исключения отдельных операций, изменения способа выполнения той или иной функции, стандартизации части работ, введения полезных технологий работы и т.п.

Cистемы мотивации:

• Разработка и внедрение моделей "умных зарплат". Составление списка первичных данных, необходимых для установления эталонных (плановых) значений (по каждому критерию результативности). Рекомендации по их сбору. Контроль сроков предоставления.
• Согласование перечня тех критериев результативности, расчет которых будет автоматизирован, либо информации, которую потребуется получать из базы данных для вычисления критериев. Заведение процедур сбора и внесения в модели информации для (ежемесячного) начисления зарплат.
• Выработка (по каждой должности) эталонных и плановых значений (в т.ч. через сбор статистики). А именно:
• установление эталонов и выстраивание линеек по критериям результативности;
• внесение плановых величин заработных плат сотрудников;
• задание соотношения Базовой и Переменных/Премиальных Частей в моделях зарплат сотрудников;
• расстановка и утверждение весов критериев результативности.
• Пояснение, согласование, корректировки (при необходимости) и утверждение установленных эталонных значений.
• Выдача сотрудникам заданий по заполнению шаблонов моделей зарплат с конкретными сроками их выполнения и выставлением нарушений (если требуется), которые, соответственно, включаются каждому сотруднику в его зарплатный калькулятор. Составление календарного плана-графика внедрения. Т.е. буквально: кто (ответственное лицо), что именно (пошагово) и когда должен сделать.
• Пояснение сотрудникам, за которым будет закреплено ежемесячное начисление зарплат, способов подсчета критериев результативности и порядка работы с шаблонами моделей заработных плат.
• Проверка корректности начисления зарплаты/анализ результатов работы (показателей) по итогам первых (1-2) месяцев.
• Сравнение фактически достигнутых показателей за период внедрения с эталонными. Выявление и анализ причин отклонения показателей продаж от эталонных значений.
• Внесение корректировок в модели зарплат (если требуется) и окончательное установление плановых значений и весовых коэффициентов критериям результативности.

Технологии продаж и переговоров (для подразделения продаж):

• Ознакомление и корректировка (при необходимости) формуляров/журналов для активного обзвона, проведения презентаций, контроля выполнения поручений, дисциплины, иных форм отчётов и т.п.
• Прослушивание переговоров с Клиентами с целью сбора "узких мест" при проведении первичного разговора с Клиентами, а также при "дожиме" на сделку.
• Рекомендация по корректировке и устранению замеченных недочетов, использованию более эффективных речевых модулей в переговорах с Клиентами и коммерческих предложениях.

Обратной связи и подведения итогов:

• "Обратная связь" (подведение итогов, выдача общих рекомендаций) по внедрению структуры, функциональных обязанностей и системы оплаты труда.
• Рекомендации вышестоящим руководителям по дальнейшей работе и администрированию выполнения функций и критериев результативности.

На примере отдела (активных) продаж

Мы:

• конкретизируем и распределяем функции, выдаем задания, контролируем выполнение;
• проверяем формуляры/журналы для активного обзвона, презентаций, иные формы отчетности;
• прослушиваем аудио-записи переговоров с Клиентами (при необходимости корректируем ошибки),
• разрабатываем и внедряем модели заработных плат и наполняем их эталонными (плановыми) значениями показателей результативности,
• проверяем корректность заполнения (внесения фактических значений) моделей заработных плат;
• даем оперативную "обратную связь" с руководителями отделов Компании, отвечаем на текущие вопросы, даем рекомендации, сопровождаем.

Что произойдет в управлении отделами?

В конечном итоге "разворачиваем":

• отдел продаж - в сторону увеличения числа заявок и заказов (увеличения числа продаж);
• отдел закупки – в сторону увеличения доли "хитов продаж" и сокращения неликвидов (ошибок закупки), в т.ч. показываем, как торговаться с поставщиками и "выторговывать" наилучшие условия для своей компании;
• отдел продвижения – в сторону увеличения числа звонков, визитов, обращений (иных контактов) Покупателей, Клиентов, Заказчиков, Партнеров, Дилеров, Спонсоров, Рекламодателей, Инвесторов
• и так по каждому отделу.

Отлаживаем бизнес-процессы

С нашим приходом на предприятие, в любое подразделение, уже через короткое время процессы управления организацией начинают работать как хорошо отлаженный механизм. А штатные сотрудники привыкают выполнять свои функции.

Мы можем либо приезжать к Вам на какое-то количество часов и делать свою работу, либо администрировать процессы удаленно (по скайпу и эл. почте). Либо и то, и другое - в любом сочетании, как Вам удобно.

Экономия (выгода) Заказчика

Не занимая у вас "рабочего места"...

...и абсолютно не усложняя процесс, мы будем квалифицированно и систематически выполнять у вас все те функции (в режиме постоянной "обратной связи"):

• под которые Вы изначально планировали взять Руководителя (Администратора) подразделения либо
• с которыми не справляется (не в полной мере справляется) уже взятый на работу сотрудник.

Сделаем столько, сколько не сделает штатный сотрудник

В любом случае, наш специалист (высочайшего уровня и квалификации!) за свои "часы" сделает столько, сколько не сделает штатный сотрудник. Систематически этим занимаясь и не отвлекаясь на другие функции.

Не отягощая вам при этом фонд заработной платы!

Неучтенные потери Бизнеса...

ПОЛОВИНА ВАШЕЙ ПРИБЫЛИ УХОДИТ "НА ВЕТЕР"...

Непроизводительная и некачественная работа сотрудников незаметно "распыляет" до 20% (а в некоторых случаях - до 50%) прибыли предприятия.

Включая т.н. ситуации "упущенной выгоды" (от несделанных звонков, невысланных предложений, неназначенных встреч, несостоявшихся презентаций, незаключенных договоров, повторно не заключенных сделок) и зарплату малоинициативных сотрудников.

НА ЭТОМ ФОНЕ СТОИМОСТЬ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ...

Неучтенные потери бизнеса НА ПОРЯДОК превышают стоимость работы по внедрению эффективной системы управления предприятием.

ИЗМЕРЯЕМЫЙ ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Результативность же работы сотрудников подразделений в результате применения "умных" принципов менеджмента, как правило, вырастает в 2–5 раз. Проверено.

Несложно посчитать, сколько НЕдополучает Компания из месяца в месяц, из года в год.

Соотнесите суммы этих потерь со стоимостью нашей работы. Несоизмеримые суммы…

Подумайте об этом.

Свяжитесь с нашим специалистом и уточните условия работы с нами.

Умное управление. Система управления

Выступление Сергея Сычёва на конференции "Как навести порядок в бизнесе",
Москва, январь 2011 г.

Оптимизация бизнес-процессов

Фрагмент выступления Сергея Сычёва на ежегодном TRIZ-RI ФОРУМе
"Открытые бизнес-методики и технологии",
Москва, 27 сентября 2011 г.