Управление бухгалтерией

Для чего

Руководители компаний и финансовые директора в своей работе часто сталкиваются со следующими ситуациями:

• в бухгалтерии постоянный аврал...
• в документах возможно огромное число ошибок по невнимательности или из-за пропущенного нововведения (а проверить огромные кипы папок с документацией не представляется возможным)…
• нет понимания, все ли налоги оптимизированы, отсутствует система контроля этого процесса...
• многие задания бухгалтеру уходят в небытие (отговорки типа: "Это по 05-му не дебетуется!")…
• непонятно, как выстроить управление бухгалтерией – это некая терра инкогнита…
• временами просто панический страх перед бухгалтером...

Уважаемые руководители предприятий знают: когда квалификация сотрудников (в данном случае - бухгалтера) в "предметной" области объективно выше, становится затруднительно проверить их работу (в том числе, их загруженность), не вникая в "детали" предмета. Как следствие, начинается "шаманство" с их стороны, т.е. избегание работы путем осознанного или неосознанного ее усложнения, запутывания, "ухода в квалификацию".

Что делать

Внедрение технологии по управлению работой бухгалтерии у Вас на предприятии происходит при непосредственном Вашем участии. Оно состоит в выполнении ряда заданий, каждое из которых решает определенную задачу (подробнее см. в разделе "Этапы работ").

Выполняя эти задания и всякий раз получая от нас обратную связь в режиме сопровождения (вычитку, корректировки, рекомендации по внедрению и пр.), Вы сможете:

• определить и оптимизировать загруженность бухгалтерии - как отдела в целом, так и каждого сотрудника в отдельности;
• собрать и систематизировать документы / отчеты бухгалтерии и сроки их сдачи в контролирующие органы;
• ввести процедуру проверки на типовые (характерные) ошибки;
• разработать систему оплаты сотрудников бухгалтерии;
• систематизировать работу с нововведениями;
• ввести алгоритмы инициативности и процедуру описания специфики работы бухгалтерии;
• выработать корпоративные стандарты / внутрифирменные правила и т.д.

а также прояснить для себя такие вопросы, как:

• Как платить зарплату и премию бухгалтеру так, чтобы он работал с максимальной отдачей и, в первую очередь, в интересах Компании?
• Как перестать бояться увольнения бухгалтера, даже если у предприятия узкая специфика?
• Как справляться с внешними обстоятельствами (налоговой инспекцией, иными структурами и т.п.), когда они нарушают запланированный ход работы?
• И многое другое…

Таким образом, это НЕ "учеба с отрывом от производства" и НЕ "тренинг в закрытой аудитории". Это совместное (вместе с Вами) пошаговое внедрение на Вашем предприятии определенных управленческих решений, предусмотренных самими заданиями.

Поэтапный процесс выполнения всех заданий позволяет изучить и внедрить технологию в спокойном и удобном режиме (не авралом). А сама технология останется у Вас в виде электронного кейса "RI-BILLER" для дальнейшего управления Вашей бухгалтерией.

График стажировки

В процессе внедрения предусмотрены следующие этапы (задания):

1. Определение загруженности бухгалтеров (всех в целом и каждого сотрудника в отдельности). Оптимизация

2. График подготовки документов

Общеизвестный факт: начало месяца, следующего за кварталом, зачастую напоминает страду.

Интересно обратить внимание на феномен: любой руководитель, в принципе, понимает, что частые авралы – это, скорее, следствие запущенности, а не форс-мажоров.

Однако эта, в целом, очевидная и верная мысль не приходит в голову, когда речь заходит об очень конкретной (собственной) бухгалтерии. Поэтому в заданиях:

3. Введение процедур проверки типовых ошибок

Помимо соблюдения сроков сдачи, очень важно качество выполнения работы.

В учетной части бухгалтерии качество – это, по сути, отсутствие ошибок.

Ошибки допускаются по 2-м причинам:

а) по невнимательности;

б) из-за пропущенного нововведения.

Здесь выполняются следующие задания:

4. Модели оплаты труда

Зарплата бухгалтера складывается из 2-х частей: постоянной и переменной. Мы рассматриваем систему зарплаты на примере "смешанной" ("процентно-балльной") системы.

В задании подробно описывается сама модель оплаты труда бухгалтера, т.е. критерии и приемы оценки его работы. Включая бонус за бухгалтерские решения, в результате которых произошла, например, оптимизация налогов, появилась возможность отнести затраты на себестоимость (учитывать в расходах), снизились трудоемкость или фонд оплаты труда и т.д.

5. Работа с нововведениями

Это задание посвящено тому, как не пропустить изменений в Законодательстве.

Как было замечено ранее, ошибки допускаются по 2-м причинам:

а) по невнимательности;

б) из-за пропущенного нововведения.

С типовыми ошибками "по невнимательности" мы разбираемся в Задании 3 (выше). Но как быть, если бухгалтер пропустил изменения в законодательстве и ошибка связана именно с этим? Конечно, его нужно наказать, но ущерб может оказаться несравнимым даже с самым строгим наказанием.

Если ущерб от ошибки превышает несколько зарплат сотрудника, то это задача на "защиту от дурака", а не на величину штрафа. Поэтому все дальнейшие решения направлены именно на заблаговременное предотвращение ошибок, связанных с пропущенными нововведениями.

Как правило, если выполнять шаги, перечисленные в этом задании, то подобного рода ошибок удастся избежать практически на 99%:

6. Работа с "уважительными" причинами. Журнал согласования-рассогласования. Алгоритмы инициативности

Сотрудники так устроены, что каждому опозданию на работу или любому "не сделано", "сделано не вовремя", "сделано с ошибками" найдут самое благовидное оправдание.

Причем будут "обижаться", если руководитель не будет входить в их "сложное" положение.

Если же будет, то еще хуже – перестанут уважать и начнут этим злоупотреблять.

Эти задания посвящены тому:

Как быть в тех случаях, когда работа не выполнена (или допущено нарушение) по "уважительной" причине.
• Как быть с незапланированными отвлечениями от работы, на которые нельзя не реагировать?
• Как быть в тех случаях, когда процедуру не пропишешь, т.к. сотрудник соприкасается с контролирующими органами, внешними контрагентами, которые подводят...?

С этой целью выполняется:

7. Разделение функций принятия решений и исполнения

Решаются проблемы, связанные с отсутствием технологий:

А) Поиска решений, например:

• Непонятно, оптимизированы ли налоги... Возможно, предприятие могло бы платить меньше...
• Вечная проблема – решение вопроса, сколько нужно денег на следующий месяц и сколько их поступит от плательщиков, хотя бы предварительно.

В результате планирования не получается. Информация о нехватке или переизбытке денег поступает в момент наступления дефицита/профицита. Хотя надо, чтобы деньги, необходимые на расходы, всегда оставались и, в то же время, не залеживались на счете, а приносили доход.

• Нет общей картины дебиторско-кредиторской задолженности, общей финансовой картины предприятия.
• Нет полного и систематизированного мат. учета склада готовой продукции.
• Подразделения несвоевременно представляют первичные документы о доходах, о реализации, о поступлении и выбытии товаров, готовой продукции.
• Не своевременно составляется отчет кассира по кассе предприятия из-за ошибок операционных кассиров при отражении выручки по видам товаров, услуг.

Б) Принятия решений, например:

• Не посвящая руководителя во многие проблемы, бухгалтерия пытается принимать самостоятельные решения по вопросам, которые выше их компетенции.
• Большинство решений правильные, но процентов 15 – вопиющие ошибки...
• Постоянные намеки на высокую ответственность работы бухгалтерии.

Как следствие – культивируемая "важность" бухгалтерии перед остальными подразделениями организации и требование более высокой, по сравнению с ними, зарплаты.

• Порой восприятие любых действий руководителя как покушение на самостоятельность и авторитет бухгалтерии.
• Гл. бухгалтер – этакий "профсоюзный" лидер коллектива, который НЕ защищает интересы фирмы.

Наша задача: перейти от любой абстрактной проблемной ситуации к конкретной (т.е. нужно выделить оперативную зону задачи).

Поэтому выполняется:

8. Описание специфики работы бухгалтерии предприятия

Одна из частых причин "шаманства" - сотрудник знает себе цену и чуть-чуть злоупотребляет этим, явно или неявно, шантажируя своим увольнением (по этой причине он нередко находится в частично управляемом состоянии).

Для решения этой задачи необходима "инвентаризация" этого опыта хороших сотрудников [т.е. тех, которых есть за что ценить] и документирование важных для фирмы моментов, например:

• найденных решений по налогообложению со ссылками на первоисточники или выдержками из них;
• перечень усовершенствований отчетов и пр. бухгалтерских программ;
• "особенностей" рабочего места (для понимания, где хранятся файлы-шаблоны, типовые запросы и т.п., как они называются и т.п.);
• контактов в контролирующих органах;
• иного...

Все эти моменты могут быть освещены в рамках описания "специфики" бухгалтерского учета.

Технологии и опыт должны стать передаваемыми, поэтому потребуются документы, которые делают уход бухгалтера некритичным.

Для этого выполняется:

9. Выработка фирменных стандартов/правил

Предыдущие задания (выше) посвящены выстраиванию технологий работы бухгалтерии.

На этом же шаге полезно свести все правила и технологии в единый "моральный и технологический кодекс" работы отдела. Таким документом являются фирменные стандарты/правила.

В этих заданиях приводится перечень стандартов, адаптированный к работе бухгалтерии:

На каждом этапе:

• ведется работа с соотв. документами и шаблонами отчетности из электронного кейса "Управление бухгалтерией "RI-BILLER",
• даются рекомендации по дальнейшему мониторингу и внедрению технологии.

Формат и продолжительность работы

• ЗАОЧНО (по электронной почте и скайп-связи) - 3 месяца (10-15 сеансов в месяц).
• ОЧНО (с приездом специалистов на предприятие) - обсуждается индивидуально.

Работа выполняется только для всего отдела бухгалтерии, финансовой службы и т.д.