Разработка структуры компании

Тест на неэффективность структуры компании...

Если в компании всё запутано…

• Многие сотрудники перегружены и физически не справляются со всеми обязанностями. Не хватает людей…
• Напротив, людей достаточно, но много лишних движений, "раздергиваний", "переключений". Все как-то неорганизованно и нет ощущения порядка...
• Возникает ряд вопросов: кому должны быть подчинены сотрудники или целые отделы; кто и чем конкретно занимается. Какой должна быть структура компании/подразделения? За каким отделом и сотрудником оптимальнее закрепить работу?

Хромает мотивация…

• Сотрудники отдела продаж обслуживают только текущие сделки и не проявляют активности в поиске новых контактов… Как мотивировать их инициативу?
• Сидя на окладе и имея процент, они сами решают, сколько им "уже достаточно", чтобы "не напрягаться"… Как поломать эту практику?

Клиентов в компании "делят" ("твои" – "мои")…

• У каждого сотрудника "своя" Клиентская база, которая не передается коллегам. Поэтому если кого-то нет на месте, остальные "не в курсе".  Уйдет такой сотрудник и Клиентов уведет...
• Менеджеры отказываются работать с "чужим" Клиентом либо начинают спорить о комиссионных. Как это прекратить?

Сотрудники сами рулят…

• У руководителя полная зависимость от менеджеров, которые сами выбирают, с кем из Клиентов работать и за какую сделку браться. А как с них требовать, если "на них все держится"?
• А главное, самые лучшие инициативы и начинания остаются "благими намерениями", которые никак не приживаются среди "незаинтересованных" сотрудников...

- структура компании явно содержит "замкнутые циклы" работ,

завязанные на ОДНОМ сотруднике (или отделе) - "от начала и до конца". Например, "ведение" Клиента от первичного контакта и "дожима" до оформления документов и "отгрузки". Что же в этом плохого?

Организованный таким образом Бизнес крайне неустойчив: постоянные авралы, накладки, ошибки, переплаты "за квалификацию", зависимость от "гениальных" сотрудников и, в конечном итоге, увод Клиентов из Компании...

Признаки эффективной структуры компании

Напротив, структура компании эффективна, если:

• функции разделены между сотрудниками /отделами/филиалами:
  
• "поставка" отделена от "продаж",
• функции "принятия решения" отделены от функций "исполнения",
• функции "исполнения" отделены от функций "администрирования",
• квалифицированные функции отделены от неквалифицированных,
• однородные (по трудоемкости, по технологии) функции сгруппированы:
• работа со "стандартными" Клиентами по отработанной технологии отделена от работы с VIP-Клиентами по нестандартным предложениям,
• функции поиска новых Клиентов отделены от обслуживания текущих,
• Функции первичного контакта с Клиентами отделены от функции "дожима" контактов (окончательное склонение к сделке)...

Что дает грамотная разработка структуры

Облегчается процесс администрирования работ в компании:

• Нет "замкнутых циклов", когда сотрудник, выполняя весь комплекс работ, имеет возможность "покрыть" самого себя (свои ошибки и недочеты). Проще отследить нарушения и контролировать этапы сделки. Ситуация для проверяющего более чем "прозрачна".
• Можно "страховать" процессы с разных сторон. Так, если товаровед ошибся с ассортиментом, выкладкой, закупочной ценой, наценкой или качеством товара, Администратор это обязательно "почувствует" (через зарплату) и "просигнализирует" (в хорошем смысле этого слова).

Снижаются потери времени на "переключения":

• При выполнении однородных функций достаточно один раз "подготовить процесс" (например, разработать шаблон договора или письма, сделать заготовку), а потом только обзванивать новых Клиентов или только отправлять факсы, или только отвечать на эл. письма, или только оформлять документы, или только маркировать товары.

Снижается потребность в квалификации:

• Нет нужды "переплачивать" квалифицированным сотрудникам за рутинные или стандартные функции. Появляется возможность использовать их квалификацию "строго по назначению".

Не страшна текучка кадров или уход "гениального" сотрудника:

• В компании остается технология работы и корпоративная база Клиентов, а новичков несложно обучить.
• Формируется приоритет интересов Компании (Владельца бизнеса) перед интересами отдельного (даже самого выдающегося) сотрудника.

Менеджеры перестают "капризничать" и берутся за любую сделку:

• Менеджеры лишены возможности выбирать, с каким Клиентом работать и за какую сделку браться. У них есть план по каждой функции и необходимость отчитываться о выполнении. Все "увязано" в формулы заработных плат, которые не дают "успокоиться" до конца месяца даже после нескольких "сверхзаказов". А заодно исключают "недоразумения", связанные с обслуживанием одного и того же Клиента разными менеджерами.

Исчезает понятие "мои клиенты" - есть клиенты компании:

• Есть единая Клиентская База Компании, которую ведет конкретный сотрудник — остальные передают ему данные на разных этапах работы с Клиентами. Исключена ситуация, когда "менеджер ушел, и Клиентов увёл".

Снижена вероятность накладок в обслуживании клиентов:

• Есть "сквозной проход" информации по Клиентам, и, в случае "сбоя" на каком-то этапе, есть с кого спросить.

Компании не грозит "междоусобица" или "суверенитет" подразделений:

• Изначально такая структура компании устойчива.

Почему разработку структуры надо заказать нам

С 1993 г. мы занимаемся постановкой и оптимизацией бизнес-процессов, включая разработку эффективной структуры компании, Бизнеса. За 20 лет проконсультировали сотни предприятий разного профиля в России, странах СНГ и Европы. Решили тысячи сложных управленческих задач, в т.ч. за счет внедрения функциональной структуры отделов продаж и других подразделений. Многочисленные отзывы: ГИПЕР на подраздел "Отзывы" (на этой же странице).

В каких компаниях это реализовано

С 2005 г. мы выпускаем и периодически обновляем Пакет документов и методик для любой торговой компании "ANY-TRADE", в котором реализована функциональная структура бизнеса.

В каких подразделениях это реализовано

Со временем выделились более специализированные базы знаний, содержащие пакеты документов и методики для работы различных подразделений компании, организованных также по функциональному признаку. А именно:

• Управление продажами и маркетингом
• Управление закупками, логистикой, складом
• Управление обслуживающими отделами
• Cпециализированные бизнес-кейсы.

Как это реализовать в своей компании

Вы можете заказать для своей фирмы разработку структуры всего предприятия или отдельных его подразделений, пригласив лучших специалистов в этой области - Сычева С.В., Кавтреву А.Б. и Ткалич К.В.

Как происходит разработка

Шаг 1. Производится анализ структуры Компании (или группы компаний)
и принципов распределения работ между сотрудниками и подразделениями

Шаг 2. Проводится проверка на типовые (характерные) ошибки, допускаемые при построении структуры (как Компании в целом, так и отдельных подразделений)

А также проводится сбор и анализ "узких мест" по всей цепочке взаимодействий между отделами. Например,

• Нет ли в Фирме "натурального хозяйства", когда каждый сотрудник или отдел выполняют какой-либо длинный цикл работ "от начала и до конца" ("ведут" Клиента от первичного контакта и "дожима" до оформления документов и "отгрузки")?
• Загружен ли каждый сотрудник "однородными" функциями или ему приходится многократно переключаться с одного типа работ на другие (принимать звонки — выписывать документы — встречаться с Клиентами и "дожимать" контакт)?
• Не выполняют ли дорогостоящие сотрудники малоквалифицированные работы (гл. бухгалтер "ходит на ксерокс" или "отвозит платежки в банк")?
• Не подменяется ли психологически сложная работа более легкой и приятной, не требующей особой квалификации (так называемая "лень второго уровня" — термин С.В. Сычева). Например, работа с Клиентами в торговом зале – бесконечной сортировкой товаров на полках, а инициативные обзвоны по новым Клиентам – только ответами на входящие звонки?

и т.д. по списку типовых "узких мест".

Шаг 3. Разрабатывается оптимальная структура бизнеса. Одновременно решаются задачи по оптимизации работы персонала. В том числе, чтобы:

• Не происходило споров из-за раздела функций или территории (накладок и недоразумений при обслуживании одного и того же Клиента).
• Наоборот, не возникало разрывов в цепочке работ и появления звеньев, за которые никто не несет ответственности.
• Не было в Компании "суверенных государств", когда сотрудник, выполняя весь комплекс работ, имеет возможность "покрыть" самого себя.
• Распоряжения Руководителя не уходили в "небытие" и по каждому сотруднику была возможность контролировать этапы работы.
• Не переплачивать квалифицированным специалистам за рутинные или стандартные функции, а, напротив, использовать их квалификацию "по назначению".
• Не бояться "текучки кадров", "междуусобицы отделов" или ухода "гениального сотрудника".
• Не взращивать в Компании сотрудников, которые, сделав результаты своей работы непередаваемыми, начнут "шантажировать" Руководителя квалификацией и требовать для себя "особых условий".
• Не переживать за будущее Компании в целом.

и т.д.

Что Вы получаете:

• Концентрированную консультацию с возможностью ведения аудио-записи (по Вашей просьбе готовы предоставить для этого диктофон).
• Структуру компании с функциональным обозначением должностей и/или подразделения/отдела (с учетом специфики бизнеса), которая обеспечивает устойчивость и работоспособность.
• Описание принципов структурирования Компании и ее подразделений (с пояснениями "почему").

Свяжитесь с нашим специалистом и уточните условия работы с нами.